Landerneau, le 15 mai 2004
à

Mesdames et Messieurs les représentants
de clubs du Comité du Finistère de tennis de table,

Messieurs les Présidents et Membres d'honneur
du Comité Départemental du Finistère de tennis de table.

Objet : Convocation aux assemblées générales

Madame, Monsieur,

Conformément aux statuts du de la Fédération Française de Tennis de Table, j'ai l'honneur de vous convoquer à

Ø      l'assemblée générale extraordinaire modifiant les Statuts et Règlement intérieur du Comité du Finistère,

Ø      l'assemblée générale ordinaire du Comité du Finistère,

qui se dérouleront

Le samedi 19 juin 2004 dès 8h30 à Châteaulin, Salle du cinéma AGORA

Ordre du Jour des assemblées générales :

8h00

v      Emargement des représentants de club

v      Vérification des licences des délégués, des pouvoirs et remise des bulletins de vote

8h30 Assemblée générale extraordinaire modificative des Statuts et Règlements

v      Présentation des nouveaux Statuts et du Règlement intérieur

v      Adoption des Statuts et du Règlement intérieur

8h45 Assemblée générale ordinaire du Comité du Finistère

v      Accueil par les Présidents du Comité Départemental et du T.T.J.A. Châteaulin.

v      Adoption du procès verbal de l'assemblée générale du 16 juin 2003 à Châteauneuf-du-Faou

v      Renouvellement du Comité Directeur

Ø      Présentation des candidats

Ø      Désignation des scrutateurs et vote

v      Rapport d'activité du Président

v      Rapport du Secrétaire Général

v      Rapport du Trésorier Général

v     Vote sur le bilan financier

v      Nomination des commissaires vérificateurs aux comptes

v      Rapport du faisant fonction de Conseiller Technique Départemental

v      Rapport des commissions :

Ø      Jeunes

Ø      Sportives

Ø      Questions diverses

v      Interventions des représentants des Fédérations, Ligue, C.D.O.S., D.D.J.S.

v      Proclamation des résultats du vote

v      Election du nouveau Président du Comité Départemental et du représentant désigné du Comité

Ø      Délibération du nouveau Comité Directeur et présentation du candidat

Ø      Vote à bulletin secret par l'Assemblée

Ø      Désignation du représentant du Comité à la Ligue et à la Fédération

v      Remise des récompenses et trophées

v      Mot de clôture du représentant de la ville de Châteaulin

Dans le cadre de cette assemblée générale, des élections devront pourvoir au renouvellement du Comité Directeur soit 27 postes vacants dont :

v      Un poste réservé à un médecin

v      Deux postes réservés à des féminine

v      24postes pour le collège général

L'appel à candidature vous a été adressé par courrier vous précisant la date du 28 mai 2003 minuit, cachet de la poste faisant foi, comme date limite de réception des candidatures.

La liste des candidats vous sera communiquée par courrier début juin.

Le vote par procuration est interdit, conformément à nos statuts.

Chaque groupement sportif délègue à l'assemblée générale son représentant élu à cet effet conformément à l'article 74 du règlement intérieur de la fédération (cf. extrait ci-joint). En cas d'empêchement de son délégué, celui-ci peut être représenté par un autre membre de son association (licencié à la FFTT) auquel il aura remis un pouvoir (cf. pouvoir ci-joint) signé en bonne et due forme. La remise des pouvoirs se fera lors de l'émargement des représentants de clubs contre remise des bulletins de vote.

L'association n'ayant pas fait parvenir au Comité l'extrait du procès verbal précisant la personne élue pour la représenter ne sera pas habilitée à voter et ne recevra pas les bulletins de vote.

Conformément aux statuts chaque association dispose d'un nombre de voix déterminé par le barème suivant :

- plus de 2 et moins de 11 licenciés Ø 1 voix

- plus de 10 et moins de 21 licenciés Ø 2 voix

- plus de 20 et moins de 51 licenciés Ø 3 voix

- plus de 50 et moins de 501 licenciés Ø 1 voix supplémentaire par 50 ou fraction de 50

Le calcul des voix sera effectué en prenant en compte le nombre de licenciés de votre association au 1 juin 2004.

Tout club non représenté à l'assemblée générale se verra infliger une amende de 32,2€ + 15€ par voix supplémentaires.

A l'issue de l'assemblée générale, un apéritif d'honneur sera servi. Il sera suivi par un repas en commun (prix du repas boissons comprises : (entre 18 et 20 €) auquel vous êtes cordialement conviés ! Nous vous ferons parvenir le formulaire de réservation en même temps que la liste des candidats.

Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à mes meilleures salutations sportives.

Le Président du Comité,
Renan THEPAUT